Teilprozesse Debitorenbuchhaltung

• Kundenstammdaten pflegen

• Leistungen erfassen und bewerten

• Rechnung erstellen und versenden

• Eingehende Zahlungen verwalten

• Offene Posten mahnen

• Wertberichtigungen, Korrektur- bzw. Abschlussbuchungen vornehmen

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Best-Practice-Empfehlungen

• Verfolgen Sie ein konsequentes Stammdaten- und Kundenmanagement, v.a. um Dubletten und Fehler zu vermeiden.

• Definieren Sie in den Verträgen eindeutige Zahlungsziele und dokumentieren Sie diese auf den Rechnungen.

• Nutzen Sie die Möglichkeit zur Prozessautomatisierung, z. B. für den automatischen Import der Kontoauszüge oder die automatische Auszifferung der offenen Posten.

• Führen Sie konsequent Bonitätsprüfungen im Rahmen eines Credit Risk Managements durch.

• Strukturieren Sie ein effizientes und konsequentes Mahnwesen unter Einbeziehung aller Stakeholder (z. B. den Vertrieb) inkl. konsequenter Mahndurchführung sowie Durchsetzung von Mahngebühren und Verzugszinsen.

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Debitorenbuchhaltung

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Ziele

Ziel der Debitorenbuchhaltung als Teil des Order-to-Cash-Prozesses ist es, die ordnungsgemäße buchhalterische Erfassung, Fakturierung und eventuell notwendige Korrektur respektive Wertberichtigung der aus Lieferungen und Leistungen resultierenden Forderungen gegenüber einem Kunden sicherzustellen. Darüber hinaus muss die Debitorenbuchhaltung in Abstimmung mit dem Vertrieb den fristgerechten Einzug der Forderungen gewährleisten.

 

Inhalte

Die Debitorenbuchhaltung beinhaltet die gesamte Verwaltung der Forderungen aus Lieferungen und Leistungen, die gegenüber einem Kunden entstanden sind. Dies reicht von der Prüfung der Konditionen und Freigaben, über die Pflege von kundenbezogenen Stammdaten, bis hin zur Faktura der durch den Vertrieb sowie ggf. durch andere Fachbereiche bewerteten Leistung. Im Rahmen der Überwachung der Zahlungen verwaltet die Debitorenbuchhaltung die offenen Posten und stellt regelmäßig Berichte über geleistete sowie überfällige Zahlungen bereit.

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Kundenstammdaten

Der Prozess Debitorenbuchhaltung beginnt inhaltlich mit der Pflege der Kundenstammdaten. In dieser Phase werden die relevanten Daten der Kunden, wie z. B. Kundennummer, Zahlungsinformationen, Kreditlimits und anzuwendende Mahnverfahren als Stammdatensätze angelegt. Die notwendigen Informationen werden dabei i. d. R. durch den Vertrieb bereitgestellt, wobei die Bonitätsprüfung auch durch andere Organisationseinheiten erfolgen kann. Diese muss grundsätzlich sichergestellt sein. Die Kundenstammdaten müssen im weiteren Verlauf kontinuierlich in der Debitorenbuchhaltung geändert bzw. aktualisiert werden. Weitere Aufgaben sind bei Bedarf das Sperren sowie ggf. das Entsperren und das Archivieren oder Löschen von Debitoren.

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Leistungserfassung und -bewertung

Die Kundenstammdaten bilden die Grundlage für die Erfassung und Zuordnung von Aufträgen. Bei Vorliegen einer Kundenbestellung werden Aufträge angelegt und entsprechend der definierten Leistungsarten erfasst. Ausgehend von den Informationen des Vertriebs sowie möglicherweise der beteiligten Fachbereiche wird nach der Leistungserbringung eine Erstbewertung der erbrachten Leistung vorgenommen. Hierbei werden Sachverhalte wie die Gewährung von Skonti, Fremdwährungen oder Stichtagsabgrenzung bzw. -bewertung berücksichtigt.

 

Rechnung

Auf der Grundlage von Rückmeldungen des Vertriebs oder der anderen beteiligten Fachbereiche kann die Leistungsbewertung bei Bedarf nachträglich angepasst werden, sodass als Ergebnis des Teilprozesses eine erfasste Forderung vorliegt. Aus den erfassten und bewerteten Forderungen werden Rechnungen erstellt. Im Zuge dessen erfolgt die Verrechnung der Gutschriften, Rabatte, Boni etc. Bei Rechnungserstellung müssen die in den Stammdaten hinterlegten bzw. davon abweichend verhandelten Zahlungskonditionen abgeglichen und berücksichtigt werden. Die erstellte Rechnung muss im Buchungssystem gebucht und anschließend versendet werden. Bei zusätzlichen Informationen des Vertriebs bzw. der Fachbereiche kann es vorkommen, dass Rechnungen geändert oder storniert werden müssen und eine Mahnsperre auf Einzelbelegebene gesetzt werden muss. Gründe, die eine Korrektur oder einen Storno der Rechnung nach sich ziehen, können mannigfaltig sein. So werden Rechnungen falsch ausgestellt (fehlerhafter Betrag, falscher Kunde etc.) oder die Art oder der Umfang der Leistungserbringung wird nach der Rechnungsstellung nochmals geändert.

 

Zahlungseingang

Im Rahmen der (Eingangs-)Zahlungsverwaltung ist nach Rechnungsversendung (bei Fälligkeit) fristgerecht, sofern ein Lastschriftverfahren vereinbart wurde, ein Zahlungseinzug auszulösen. In den verbleibenden Fällen müssen Zahlungseingänge überwacht und Zahlungsbelege erfasst werden. Nach Erfassung der Zahlungseingänge sollte die automatische Auszifferung der offenen Posten angestoßen werden und die nicht automatisch ausgezifferten Einzahlungen manuell zugeordnet werden.

 

Offene Posten

In Abgleich zu den Zahlungseingängen werden offene Posten verwaltet sowie entsprechend der vereinbarten Zahlungsfristen und Fälligkeitsstrukturen überwacht. Bei überzogenen Fälligkeiten werden Mahnvorschlagslisten gebildet und daraus abgeleitet Mahnschreiben erstellt. Die unternehmensinternen Stakeholder (z. B. Vertrieb) müssen über den Verlauf des Mahnprozesses informiert werden. Sollte im Laufe der verschiedenen Mahnstufen keine Zahlung des Kunden eingegangen und keine sonstige Klärung (erneutes Zustellen der Rechnung, Einigung über einen geänderten Rechnungsbetrag etc.) möglich sein, wird der Sachverhalt – als letzte Instanz – zur weiteren Verfolgung an die Rechtsabteilung übergeben. Aus den Informationen zu den offenen Posten können Fälligkeitsstrukturauswertungen und Informationen für die Liquiditätsplanung gewonnen werden.

 

Wertberichtigung/Abschlussbuchung

Aus den Zahlungseingängen und der Verwaltung der offenen Posten ergeben sich in Abstimmung mit der Rechtsabteilung die uneinbringlichen Forderungen. Dabei handelt es sich um Forderungen, bei denen keine oder nur eine anteilige Begleichung der Forderung zu erwarten ist und die wirtschaftlich abgeschrieben werden müssen. Darüber hinaus sollten eingegangene Zahlungen hinsichtlich der Periodenzugehörigkeit geprüft und etwaige Abgrenzungen gebucht werden, so dass eine periodengerechte Zuordnung erfolgen kann. Ausländische Forderungen müssen in der entsprechenden Landeswährung der Muttergesellschaft (z. B. EUR) bewertet werden. Im Ergebnis stellen die periodengerechte Buchung und der Bilanzausweis wertberichtigter Forderungen einen wesentlichen Input für das Controlling und die Fachbereiche dar und können von diesen weiterverarbeitet werden.

 

Prozessleistungsmessung, KPIs

Die Leistung der Debitorenbuchhaltung kann durch entsprechende Kennzahlen überwacht werden. Eine wichtige Kennzahl hierbei bildet Days-Sales-Outstanding (DSO), welche die durchschnittlichen Tage bis zur Rechnungsbegleichung ermittelt. Je schneller die Rechnung vom Kunden bezahlt bzw. die Forderung beglichen wird, also je kleiner die DSO ist, desto wirtschaftlicher ist es für das Unternehmen. Die DSO sollte mindestens jährlich, bestenfalls monatlich ermittelt und entsprechend gesteuert werden. Obwohl die DSO als Kennzahl weit verbreitet ist, beinhaltet sie keine Leistungsmessgröße für die Messung der Effizienz der Debitorenbuchhaltung per se, sondern betrachtet den gesamten End-to-End-Prozess. Dadurch kann sie nur bedingt bzw. kaum vom Finance-Bereich – sofern aufgrund des Geschäftsmodells überhaupt möglich (Handel vs. Anlagenbau) – sondern eher vom Vertrieb beeinflusst werden. Als weitere Kennzahlen für die Leistungsmessung der Debitorenbuchhaltung bieten sich die Ausfallquote von Forderungen sowie der Anteil der überfälligen Forderungen an. Diese können als Maßstab für die Überwachung und regelmäßige Effektivitätsmessung der durchgeführten Bonitätsprüfungen sowie der definierten Zahlungsbedingungen und verwendeten Mahnverfahren verstanden werden. Weiterhin können die Average-Day-Delinquent (durchschnittliche Überfälligkeitstage) und Days-to-Bill (durchschnittliche Fakturazeit) für die Leistungsmessung herangezogen werden.

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