Checkliste für die Einführung eines digitalen Dokumentenmanagementsystems (DMS)

 

1. Projektplanung:

[ ] Definition der Projektziele und des Geltungsbereichs des DMS.

[ ] Erstellung eines Projektplans mit Zeitrahmen und Meilensteinen.

[ ] Bestimmung des Budgets und der Ressourcen für das Projekt.

[ ] Bildung eines Projektteams mit klar definierten Rollen und Verantwortlichkeiten.

 

2. Anforderungsanalyse:

[ ] Analyse der bestehenden Dokumentenmanagementprozesse.

[ ] Ermittlung der Bedürfnisse und Anforderungen der verschiedenen Nutzergruppen.

[ ] Definition der technischen und funktionalen Anforderungen an das DMS.

[ ] Festlegung der Compliance- und Sicherheitsanforderungen.

 

3. Marktrecherche und Systemauswahl:

[ ] Identifizierung und Bewertung verschiedener DMS-Anbieter.

[ ] Anforderung und Prüfung von Demoversionen und Angeboten.

[ ] Auswahl des DMS basierend auf Funktionalität, Kosten, Benutzerfreundlichkeit und Support.

[ ] Durchführung von Vertragsverhandlungen und Abschluss.

 

4. Technische Vorbereitung:

[ ] Prüfung der IT-Infrastruktur auf Kompatibilität mit dem DMS.

[ ] Planung der Systemarchitektur und der Schnittstellen zu anderen Systemen.

[ ] Entwicklung eines Datenmigrationsplans für bestehende Dokumente.

 

5. Systemimplementierung:

[ ] Installation und Konfiguration der DMS-Software.

[ ] Anpassung des Systems an spezifische Anforderungen (Customizing).

[ ] Durchführung der Datenmigration und Qualitätsprüfung der migrierten Daten.

 

6. Sicherheit und Zugriffsrechte:

[ ] Einrichtung von Benutzerprofilen und Zugriffsrechten.

[ ] Implementierung von Sicherheitsprotokollen und Datenschutzmaßnahmen.

[ ] Einrichtung von Backup- und Wiederherstellungsverfahren.

 

7. Schulung und Support:

[ ] Planung und Durchführung von Schulungsprogrammen für Endnutzer und Administratoren.

[ ] Bereitstellung von Schulungsmaterialien und Benutzerdokumentation.

[ ] Einrichtung eines Helpdesks und Supports für Anwender.

 

8. Testphase:

[ ] Durchführung einer Pilotphase mit einer Nutzergruppe.

[ ] Sammlung von Feedback und Durchführung erforderlicher Anpassungen.

[ ] Validierung der Systemfunktionalität und Leistung.

 

9. Roll-out:

[ ] Planung der schrittweisen Einführung des DMS im Unternehmen.

[ ] Kommunikation des Roll-outs und Unterstützung während der Umstellungsphase.

[ ] Monitoring der Nutzung und Akzeptanz des DMS.

 

10. Dokumentation und Compliance:

[ ] Dokumentation des Implementierungsprozesses und der Systemkonfiguration.

[ ] Überprüfung der Einhaltung von Compliance-Vorgaben.

[ ] Erstellung von Betriebs- und Wartungsprotokollen.

 

11. Nachbetreuung und Optimierung:

[ ] Regelmäßige Überprüfung des Systems auf Verbesserungsmöglichkeiten.

[ ] Anpassung des Systems an sich ändernde Geschäftsprozesse und -anforderungen.

[ ] Durchführung von Updates und Wartungsarbeiten.

 

12. Evaluation und Feedback:

[ ] Bewertung des Projekterfolgs anhand der definierten Ziele.

[ ] Einholung von Nutzerfeedback und Erfolgsmessung.

[ ] Planung von Folgemaßnahmen und weiteren Entwicklungsstufen.

 

 

Diese Checkliste dient als Rahmen und sollte an die spezifischen Anforderungen

des Unternehmens angepasst werden. Bei der Implementierung ist es wichtig, alle

Stakeholder einzubeziehen und für eine klare Kommunikation und Dokumentation zu sorgen.