Teilprozesse Hauptbuchhaltung

• Stammdaten pflegen

• Buchungen im Hauptbuch vornehmen

• Konten ausgleichen

• Konten analysieren

• Abschlussaktivitäten durchführen

• Periodenabschluss erstellen

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Best-Practice-Empfehlungen

• Achten Sie auf eine angemessene aufbau- und ablauforganisatorische Planung der Teilaufgaben und Verantwortlichkeiten.

• Implementieren Sie Qualitätssicherungsschritte (z. B. Review bei Teilaufgaben).

• Nutzen Sie eine Top-Down-Analyse (z. B. Soll-/Ist-Betrachtung) zur Identifikation von Inkonsistenzen und Unstimmigkeiten.

• Streben Sie eine angemessene (möglichst weitgehende) Automatisierung von Berichtsprozessen an.

 

Ziele

Ziel der Hauptbuchhaltung als Teil des Record-to-Report-Prozesses ist es, einen Überblick über die laufenden Veränderungen der einzelnen Vermögens- und Kapitalposten für die externe Rechnungslegung zu geben. Bei der Aufstellung eines Abschlusses sind neben der Betrachtung zentraler Basisannahmen, insbesondere der Unternehmensfortführung und Periodenabgrenzung, die Vollständigkeit, Richtigkeit und der korrekte Ausweis aller Sachverhalte einzuhalten. Dabei ist insbesondere der Grundsatz der Stetigkeit zu beachten. Zielsetzung dabei ist eine zeitnahe, fristgerechte sowie ordnungsgemäße mit den gesetzlichen Vorschriften übereinstimmende Erstellung des Abschlusses, der darüber hinaus mit einem uneingeschränkten Bestätigungsvermerk vom Abschlussprüfer versehen wird und etwaige bilanzpolitische Ziele berücksichtigt. Im Gegensatz zur Erstellung eines internen Management Reporting sind demnach handelsrechtliche respektive internationale Bilanzierungsvorschriften maßgeblich.

 

Inhalte

Der Prozess beinhaltet die belegbasierte Abbildung aller Geschäftsvorfälle im Hauptbuch (u. a. Abstimmung mit den Nebenbüchern oder Schnittstellen) durch die Verwendung eines gepflegten Kontenplans. Er umfasst die Abschlusserstellung (Monats-, Quartals-, Halbjahres- bzw. Jahresabschluss) und damit alle Abschlussbuchungen insbesondere in Bezug auf Bewertungssachverhalte (Vorräte, Rückstellungen, Impairment-Test etc.).

Durch den Abschluss des Hauptbuches entstehen die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung. Zudem sind hieraus einzelne Angaben für die Erstellung des Anhangs und – falls erforderlich – des Lageberichts zu entnehmen.

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Kontenplan und Stammdaten

Basis der Hauptbuchhaltung stellt ein eindeutiger Kontenplan dar. Dieser wird – als zentrales Element der Stammdatenpflege im Bereich Hauptbuch – regelmäßig überprüft und aktuell gehalten. Hierbei werden im Zeitablauf weitere Konten angelegt, gelöscht oder auch umbenannt. Die Weiterentwicklung des Kontenplans fordert insbesondere ein kontinuierliches Mapping neuer Konten in den bestehenden Kontenplan (als Bestands- oder Erfolgskonto sowie Kontenklasse). Des Weiteren sind Berechtigungskonzepte für Buchungs- und Zugriffsrechte zu pflegen. Organisatorischen Entwicklungen folgend sind unter Umständen neue Buchungskreise zu erstellen und Anpassungsbedarfe laufend zu überprüfen. Ein weiterer Bestandteil der Stammdatenpflege ist zudem die Definition der Schnittstellen bzw. Sekundärsysteme, wie dem Controlling, der Warenwirtschaft oder der Konsolidierung.

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Hauptbuch

Wesentliche Aufgabe der laufenden Hauptbuchhaltung stellt die Vornahme von Buchungen im Hauptbuch dar. Der eigentlichen Bebuchung eines Sachkontos vorgelagert ist hierbei regelmäßig eine Vorerfassung der Belege für den relevanten Sachverhalt (z. B. ein Rückstellungstatbestand oder eine Beteiligungsbewertung). Hinsichtlich des zeitlichen und inhaltlichen Charakters der einzelnen Buchung sind routinemäßige Buchungen, z. B. Dauerbuchungen wie Mietaufwendungen, und nicht-routinemäßige Buchungen, z. B. Bewertungsbuchungen für Fremdwährungskonten, zu differenzieren.

 

Kontenbereinigung

Eine Bereinigung der Konten des Hauptbuchs dient der Vermeidung eines Aufbaus historischer Einzelbuchungen. Hierunter ist die "Auszifferung" interdependenter Buchungen (z. B. Forderungen und korrespondierender Zahlungseingänge) zu verstehen. Dies umfasst auch eine Kontenpflege im Sinne einer kontinuierlichen Analyse und Ausbuchung von Vortragswerten im Rahmen des Geschäftsverlaufs, die Bereinigung von Verrechnungskonten im Lieferungs- und Leistungsverkehr (sog. WeRe-Konto), Bankenbereich und für Intercompany-Beziehungen.

 

Kontenanalyse

Die Betrachtungsebene einer Kontenanalyse lässt sich nach dem Grad der Aggregation der Daten differenzieren. Steht die einzelne Buchung ("Einzelposten") im Vordergrund, ist der spezifische Geschäftsvorfall – z. B. ein Verkauf, ein Einkauf, eine Darlehensaufnahme – Gegenstand der Betrachtung. Eine Saldenanalyse kann demgegenüber auf unterschiedlichen Ebenen anknüpfen; typischerweise in Bezug auf eine laufende Geschäftsbeziehung, z. B. mit einem Kunden, wofür ein Gesamtsaldo der gegenseitigen Ansprüche ausgewiesen wird oder auf Ebene des Kontos der Hauptbuchübersicht ("Summen- und Saldenliste"). Diese Analyse dient der laufenden Sicherstellung einer sachlich richtigen Erfassung und zeitnahen sowie vollständigen Bearbeitung offener Buchungsvorgänge. Ein Anwendungsfall für weitergehende Steuerungszwecke ist z. B. die Zusammenstellung der Investitionen einer Periode als geordnete Erfassung der Belege für die Zugänge in das Anlagevermögen. Neben Informations- und Steuerungszwecken dient die Kontenanalyse einer kontinuierlichen Kontenbereinigung: Zum einen lassen sich Fehlbuchungen, insbesondere in Bezug auf Kontenzuordnungen und Betragswerte, identifizieren und korrigieren sowie zum anderen Saldierungen mit relevanten Gegenkonten vornehmen (z. B. für Umsatzsteuerforderungen und -verbindlichkeiten).

 

Abschlussaktivitäten

Die laufende Hauptbuchhaltung mündet in den Kontenabschluss zu einem bestimmten Abschlussstichtag. Zu diesem werden die laufenden Kontenbuchungen um sog. Abschlussbuchungen erweitert. Hierbei werden, entsprechend den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung, in ihrer rechtlich statuierten Form Bilanzierungs- oder Bewertungsbuchungen im engeren Sinne vorgenommen. Hierzu gehören z. B. Fremdwährungsumrechnungen, Vorratsbewertungen und Werthaltigkeits- bzw. Impairment-Tests insbesondere für Geschäfts- oder Firmenwerte sowie Finanzanlagen. Zudem werden einzelne Sachverhalte einer bilanziellen Beurteilung unterzogen und durch eine ergänzende Buchung erfasst – mitunter mag für diese Anlässe indes bereits im Zeitverlauf eine pauschale "Abgrenzungsbuchung" vorerfasst worden sein. Ein regelmäßiger Anwendungsfall ist die Bildung einer Rückstellung oder auch eine Einzelwertberichtigung für eine Forderung. Neben diesen originären Bilanzierungsvorgängen werden die Konten hinsichtlich ihres Ausweises überprüft und ggf. angepasst, insbesondere bei Umsatzsteuersalden und sog. debitorischen Kreditoren oder kreditorischen Debitoren. Im Rahmen einer Qualitätssicherung empfiehlt sich darüber hinaus ein systemseitiger oder manueller Abgleich des Hauptbuchs mit seinen Nebenbüchern, die regelmäßig für Debitoren, Kreditoren und das Anlagevermögen geführt werden. Die systemseitige Sperre der laufenden Buchführung stellt dabei den formalen Endpunkt des Periodenabschlusses dar und verhindert einen unberechtigten Eingriff in den Buchungsstoff.

 

Periodenabschluss

Auf Basis der Abschlussaktivitäten werden die Daten zur Bilanz sowie zur Gewinn- und Verlustrechnung entsprechend eines definierten Berichtsformates aufbereitet und damit als "Periodenabschluss" zum eigentlichen Output der Hauptbuchhaltung. Um einen (Jahres-) Abschluss im handelsrechtlichen Sinne zu vervollständigen, sind weitere Bestandteile – anders gesagt Berichterstattungen – erforderlich. So sind üblicherweise aus dem Buchungsstoff die Kapitalflussrechnung sowie aus dem Anlagennebenbuch der Anlagespiegel abzuleiten. Daneben stellen Anhang und Lagebericht weitere Informationsquellen, die durch die Hauptbuchhaltung zur Verfügung gestellt werden, dar. Z. B. müssen die aufgewendeten Forschungs- und Entwicklungskosten oder getätigten Investitionen ihren buchhalterischen Niederschlag gefunden haben, so dass entsprechende Angaben aus Kontendaten zu entnehmen sind. Der Lagebericht wird meist nicht in der Fachabteilung erstellt, sondern von der Geschäftsleitung verfasst und zur Verfügung gestellt. Im Ergebnis bildet damit die Hauptbuchhaltung die Basis zur Erfüllung der Rechnungslegungsanforderungen und der daran anknüpfenden – internen und externen – Abschlusszwecke.

 

Prozessleistungsmessung, KPIs

Der Zeitraum für die Erstellung des Abschlusses liefert wichtige Informationen zur Effizienz und Effektivität des Hauptbuchprozesses. Je schneller aus den zugelieferten und zur Verfügung stehenden Daten ein Abschluss erstellt werden kann, desto positiver ist dies zu beurteilen. Um diese Kennzahl richtig einschätzen zu können, empfiehlt sich ein Branchenvergleich. Die Qualität des Prozesses lässt sich darüber hinaus über die Anzahl der notwendigen Fehlerbereinigungen durch interne oder externe Kontrollinstanzen (u. a. Wirtschaftsprüfer) bestimmen.

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